Wat is een PO/inkoopbestelling en hoe maak je deze aan?

Een inkoopbestelling (purchase order of PO) kan het best worden omschreven als een formele bevestiging (een email, digitaal of fysiek document ) dat een bedrijf naar een leverancier stuurt om producten in te kopen. Zodra de leverancier de inkooporder accepteert, plaats je de bevestigde inkoopbestelling (PO) in het WMS.

Volg de onderstaande stappen om een inkoopbestelling aan te maken:

1. Navigeer naar 'Nieuwe inkoopbestelling': In het WMS kunt je met gemak een nieuwe inkoopbestelling aanmaken. Vul gewoon de vereiste velden in.

2. Voeg producten toe aan de inkoopbestelling: Selecteer het product dat je wilt inkopen en voeg het toe aan de bestelling. Je kunt ook de hoeveelheid instellen. Heb je een hele reeks producten om toe te voegen? Importeer ze moeiteloos met een Excel-bestand!

3. Preventief omgaan met leverdata: Als je al weet wanneer de inkoopbestelling zal worden geleverd, kun je de verwachte leverdatum invoeren. Op productniveau en voor de hele bestelling kun je een verwachte leverdatum aangeven.

4. Bewerken, annuleren en opslaan van de inkoopbestelling: Fouten maken is menselijk. Het WMS faciliteert het annuleren of bewerken van inkooporders, maar zorg ervoor dat je zeker bent voordat je iets annuleert - je kunt deze actie niet meer ongedaan maken!

5. Registratie van ontvangst: Als wij de inkoopbestelling fysiek hebben ontvangen, registreren we de ontvangst.

6. Exporteer de inkoopbestelling: Wil je een overzicht van de bestelling? Je kunt in het WMS de inkoop bestelling exporteren naar een Excel-bestand of PDF.

7. Wij houden de geleverde producten in de gaten: Je hebt volledig inzicht in de status van de inkooporders. Zijn alle producten geleverd? Dan verwerken we direct de backorders zodat de klant zijn bestelling geleverd krijgt.

Waar moet je op letten bij inkoopbestellingen?

Er zijn ook enkele risico's verbonden aan het opstellen/plaatsen van een inkooporder. Als er bijvoorbeeld een fout wordt gemaakt in de beschrijving of de hoeveelheid van het product, kan dit leiden tot aanzienlijke financiële schade.
Bovendien, als de leverancier niet in staat is om de bestelde producten of diensten te leveren, kan dit tot vertragingen en extra kosten leiden. Het kan ook voorkomen dat de goederen bij aankomst beschadigd zijn, wat ook extra kosten en vertragingen kan veroorzaken.

Wij zorgen bij de fysieke ontvangst van de inkoopbestelling voor een telling en controle van de geleverde producten. Mocht er tijdens de inspectie een afwijking of schade gesignaleerd worden, dan rapporteren wij die altijd direct en werken we mee aan een goede oplossing.